Sozial

Buchhaltung 4.0

So behalten Travel Manager den Überblick

In Betrieben mit 1.000 bis 2.500 Mitarbeitern erfolgt die Reisekostenabrechnung nur bei etwa einem Zehntel vollautomatisiert. Digitale Tools versprechen dort echten Mehrwert bei Bearbeitungszeit und Fehlervermeidung.

Allen Videokonferenzen und Cloud-Diensten zum Trotz: Business-Reisen boomen, denn auch in Geschäftsbeziehungen geht offenbar nichts ohne den persönlichen Kontakt. Laut einer Statistik des Verbands Deutsches Reisemanagement betrugen die Kosten für Geschäftsreisen in deutschen Unternehmen im vergangenen Jahr 51,6 Milliarden Euro. Zwischen 2011 und 2016 ist ihre Zahl in Deutschland insgesamt um 19,5 Millionen gestiegen.

Zugleich durchlebt nicht nur der private Reisemarkt, sondern auch die Geschäftsreisebranche in Zeiten von Globalisierung und digitaler Transformation einen Wandel. Viele Betriebe und Anbieter setzen jedoch nach wie vor lediglich auf manuelle oder teilautomatisierte Lösungen für das Geschäftsreisemanagement – und machen damit nach Ansicht von Experten Abstriche hinsichtlich Bearbeitungszeit, Fehleranfälligkeit oder Nutzerkomfort.

 

Trend zu Flexibilität und Anwenderfreundlichkeit
Durch die zunehmende Anzahl mobiler Buchungskanäle und damit verbundener Flexibilität in der Handhabe, buchen immer mehr Mitarbeiter ihre Reisen selbst. Nicht immer halten sie sich dabei an die Reiserichtlinien. Für Finanzverantwortliche können Reisekostenabrechnungen so die ein oder andere unangenehme Überraschung bereithalten. Sich dem Trend der so genannten „Consumerisation“ entgegenzustellen, ist allerdings wenig erfolgversprechend. Vielmehr sollten Geschäftsreiseverantwortliche auf Lösungen setzen, die beides ermöglichen: Flexibles Buchen für die Geschäftsreisenden und gleichzeitige Transparenz für die Geschäftsreise- und Finanzverantwortlichen.  Dass mit Blick auf den Einsatz digitaler Lösungen Handlungsbedarf besteht, zeigt auch eine aktuelle Studie von Concur, einem Anbieter von integrierten Lösungen für das Geschäftsreisemanagement. In Betrieben mit 1.000 bis 2.500 Mitarbeitern erfolgt die Reisekostenabrechnung nur bei etwa einem Zehntel vollautomatisiert. In Großunternehmen mit mehr als 5.000 Mitarbeitern sind es immerhin schon 59 Prozent.

Neben Aspekten wie der Kostentransparenz sehen sich Unternehmen mit einer weiteren Herausforderung konfrontiert: Sie  haben ihren Mitarbeitern gegenüber eine so genannte Fürsorgepflicht. Smarte Systeme für das Geschäftsreisemanagement liefern entsprechende Lösungen, damit Unternehmen potentiell von politischen Unruhen oder Naturkatastrophen betroffene Mitarbeiter lokalisieren und unterstützen zu können.

Großes Einsparpotential durch elektronische Rechnungsbearbeitung
Nicht nur bei der Vorbereitung und Buchung von Geschäftsreisen, sondern auch bei der Abrechnung, sind Unternehmen, die eine elektronische Verarbeitung nutzen, klar im Vorteil. Nach Schätzungen der Europäischen Kommission beläuft sich das Einsparpotenzial einer durchgängig elektronischen Rechnungsbearbeitung EU-weit auf mehr als 64 Milliarden Euro pro Jahr. So entfallen auf eine manuelle Reisekostenabrechnung im Schnitt etwa elf Minuten. Die Zeitersparnis zu einer vollautomatisierten Abrechnung, die etwa sieben Minuten in Anspruch nimmt, liegt bei achtunddreißig Prozent. Obendrein sorgt eine papierlose Abrechnung für eine bessere Umweltbilanz.

Um Unternehmen beim Geschäftsreisemanagement professionell zu unterstützen, bieten Anbieter wie Concur digitale Lösungen für die Planung, Buchung,  Abrechnung und das Reporting. Zusätzliche Kostentransparenz bietet die Plattform TripLink, mit deren Hilfe auch solche Buchungen erfasst werden können, die reisende Mitarbeiter außerhalb der vom Unternehmen vorgegebenen Buchungskanäle tätigen. Susanne Welsch-Lehmann, Senior Director Marketing bei Concur: „Es ist ein absolutes Muss, dass Reisekostenmanagementsysteme heutzutage den Ansprüchen der Geschäftsreisenden entsprechen. Stattdessen sind Reisende heute technik- und mobilaffin und wollen keine Zeit mehr mit der Administration von Belegen verlieren.“

Dieses Interview wurde in Zusammenarbeit mit unserem The Business Debate Korrespondenten Ralph Szepanski und unseren Interviewpartnern Susanne Welsch-Lehmann, Senior Director Marketing bei Concur, und Götz Reinhardt, Managing Director EMEA Central bei Concur, gefilmt.

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